يهدف البرنامج إلى إكساب المشاركين الأسس العلمية السليمة لأعمال السكرتارية و الأرشفة الإلكترونية و إدخال تطبيقات الحاسبالآلي حيز التنفيذ في إدارة الأعمال اليومية لتحسين المخرجات وتداول المعلوماتباستخدام التكنولوجيا المعلوماتية الحديثة.
مقدمة :
تعريف مدير المكتب
مسئوليات وواجبات مدير المكتب
علاقات مدير المكتب
الصفات والمهارات الواجب توفرها في مدير المكتب
الإشراف على العمل المكتبي
الإلمام بالعمل المكتبي:
معالجة المكالمات الهاتفية:
الاستخدام الأمثل لأجهزة الاتصال الهاتفي
مقومات الشخصية الهاتفية
سلوكيات الاتصال الهاتفي
معالجة المكالمات الهاتفية الواردة
معالجة المكالمات الهاتفية الصادرة
استقبال الزوار وتنظيم المواعيد:
القواعد الواجب مراعاتها في تنظيم المقابلات
أنــواع الزوار
تنظيم وجدولة المواعيد الكترونيا
تنظيم الاجتماعات:
دور مدير المكتب قبل عقد الاجتماع
دور مدير المكتب أثناء الاجتماع
دور مدير المكتب بعد الاجتماع
تقنيات تنظيم الاجـتماعـات
جدولة الاجتماعات وإشعار المشاركين إلكترونيا
الاجتماعات عن بعد
تنظيم السفريات:
أسباب ودوافع السفريات
المعلومات المطلوبة لتنظيم السفريات
التخطيط لسفريات الرئيس
استخدام الانترنت في تنظيم سفريات الرئيس
الاتصالات الإدارية:
الأسلوب التنظيمي
إجراءات المعاملات الواردة الكترونيا
إجراءات المعاملات الصادرة الكترونيا
متابعة المعاملات الواردة الكترونيا
إجراءات حفظ الوثائق والأرشفة الالكترونية:
التصنيف
الترميز
الفهرسة الالكترونية
المسح الضوئي
حفظ الوثائق الكترونيا
إعداد المراسلات الكتابية:
الرسالة الداخلية
الرسالة الخارجية
إعداد التقارير
تزويد المشاركين بالمعلومات النظرية الأساسية حول إدارة المكاتب والإطار العامللوظائف الإدارية والمساعدة ذات العلاقة بمدير المكتب.
إكساب المشاركينالمهارات الإدارية والسلوكية اللازمة لممارسة أعمال إدارة المكاتب من مختلف جوانبهاالتطبيقية التي يمكن أن تساعد المدير في تسهيل أعماله وتيسير اتخاذ قراراته.
الارتقاء بمستوى المشاركين الفكري والعملي على حد سواء عن طريق تفاعلهممع بعضهم البعض وتبادل خبراتهم وعرض تجاربهم من جهة ، وتفاعلهم مع المحاضر من جهةأخرى وذلك لتمكينهم من التعرف على المشاكل التي تواجههم في أعمالهم وطرق حلها.
إطلاع المشاركين على أحدث الأجهزة والمعدات والمكتبية في مجال المكاتب منخلال النماذج المتنوعة ذات العلاقة.
